Como hacer una carta

Si bien el correo electrónico y los textos se han convertido en la forma estándar de comunicación escrita en el vertiginoso mundo digital de hoy en día, pero todavía hay un lugar para las antiguas cartas de caracol.

Como hacer una carta

El peso físico de una carta le da a la comunicación un peso psicológico que el correo electrónico y los textos simplemente no tienen. La comunicación digital es etérea y efímera, y en consecuencia se presta a transmisiones impulsivas y frívolas. Una carta, por otro lado, es evidencia tangible de que alguien ha pensado un poco en su escritura. Han esbozado, editado y atado a un formulario de negocio estructurado en la creación de la misiva. Para enviar esa carta, su autor tuvo que tomarse el tiempo para obtener un sobre y un sello. Luego tuvieron que verificar que la dirección se haya escrito correctamente para garantizar su llegada segura. En resumen, una carta física muestra que alguien se tomó el tiempo de prestar atención. Y eso es difícil de ignorar para el destinatario.

¿Desea recortar las interminables pilas de solicitudes que reciben los empleadores? En lugar de enviar otro currículum a través del molino en línea, envíe el suyo por correo.

¿Desea que su representante elegido conozca sus puntos de vista sobre un problema? En lugar de firmar una petición de cookie cut, escríbale una carta.

¿Quieres mostrarle a un amigo que realmente has estado pensando en ellos? En lugar de enviar un texto pésimo, “¿Qué ha pasado?”, Escríbalos.

Siempre que desee asegurarse de que su mensaje se tome en serio, elija la ponderación de una letra física sobre la fragilidad de las comunicaciones digitales.

¿Pero qué pasa si nunca has escrito una carta? Primero, no te sientas mal. Si creciste en una época en que Internet siempre existió, tal vez nunca pensaste en escribir una. Pero ¿por qué no intentarlo? Cuando hayas terminado con este artículo, estarás listo para escribir tu primera vez.

Los dos tipos de letras: formales e informales

Las cartas formales tienen ciertos formatos y protocolos que debe seguir y se utilizan cuando se está comunicando con empresas, funcionarios del gobierno o personas que no conoce muy bien.

Las cartas informales tienen menos reglas y se usan cuando escribes a familiares y amigos cercanos.

Las cartas formales tienen más reglas con respecto a la estructura y el protocolo, así que primero veamos ese tipo.

Como escribir una carta formal

Las cartas formales deben ser mecanografiadas
Si bien nada se ve mejor que una carta escrita con caligrafía espectacular, las cartas escritas a mano son demasiado personales (y posiblemente desordenadas) para situaciones formales. Como las cartas formales se usan cuando se habla de negocios, debe asegurarse de que su escritura sea legible y profesional. Guarde sus cartas escritas a mano para cuando escriba a su abuela o a la mejor chica; escriba su carta si está escribiendo un congresista o posible empleador.

Partes de una carta

Qué tipo de papel usar
Para la mayoría de las cartas formales, siéntase libre de usar papel de impresora blanco estándar. Si desea agregar un poco de garbo a su comunicación, cámbielo por un buen papel de reanudar de color crema. Tiene más una sensación de tela y se remonta a un tiempo aristocrático cuando la gente escribía sobre piel de oveja.

En los Estados Unidos, el tamaño de papel estándar es 8.5 “x 11”. En otros países, está etiquetado como “A4”.

Elija la fuente correcta
Una carta formal no es un momento para que muestres tu lado creativo y desvergonzado. No comics sans (¿alguien alguna vez usa comics sans?). Mantenerlo estrictamente de negocios.

Para las letras impresas, las fuentes con serif son su mejor opción. Solo se ven bien definidos y son fáciles de leer en papel. Las fuentes sin serif le dan a su escritura un poco de ligereza e informalidad. Para las cartas formales, no puede equivocarse con Times New Roman o Georgia.

Elija su forma: Bloqueado o sangrado
Las cartas formales siguen, bueno, una forma. El propósito de este formulario es facilitar la lectura de la carta y dirigir al lector sobre dónde buscar información importante.

Con la forma de bloque, todo el texto se escribe alineado a la izquierda con márgenes de una pulgada alrededor.

Con la forma sangrada, sangra la primera línea de un párrafo de una pulgada. También pones tu dirección y fecha para que esté justificado. Le mostraremos lo que eso significa aquí en un momento. La forma con sangría era la forma en que la mayoría de la gente escribía cartas comerciales antes de la proliferación de las PC.

La forma de bloque es la más fácil de formatear y la más fácil de leer. El formato con sangría agrega un poco de interés visual y un estilo de la vieja escuela. Cualquiera de las dos es aceptable para cartas formales.

Escriba su dirección y la fecha de hoy
La primera información que ingresa en una carta formal es su nombre y dirección. Luego omita una línea y escriba la fecha en que está escribiendo la carta.

Si está utilizando forma de bloque, esto se escribirá en la parte superior, justificado a la izquierda. Se verá así:

Si está utilizando un formulario con sangría, coloque su dirección en la parte superior, con el borde izquierdo de la dirección alineado con el centro de la página, así:

Al escribir el nombre del destinatario, use su nombre completo, incluido el título. Si ella es médica, es “Dr. Laura Duncan. “Si él es un representante estatal, es” Rep. Mike Walls. “¿Profesor? “Profe. Temores. “Entiendes la idea.

Escriba el saludo

Salta una línea y escribe tu saludo. No puede equivocarse con “Estimado [Nombre del destinatario]”. Si conoce bien al destinatario, continúe y use su primer nombre. Si no los conoce bien o la relación es formal, use su título y apellido, por ejemplo, “Estimado Sr. Ferguson”, “Estimado Prof. Slater”, etc. ¡Asegúrese de deletrear correctamente el nombre del destinatario!

Si está escribiendo una carta que no está dirigida a nadie en particular de la organización, vaya a “A quien corresponda”. Lo ideal sería que antes de escribir una carta, realice su investigación para que se dirija a alguien específico. Use “A quien corresponda”, solo después de haber examinado a quién dirigirse diligentemente y haber determinado que un nombre específico no está disponible.

Con el saludo en letras formales, puede seguir el nombre con una coma o dos puntos. En el pasado, solía ser estrictamente colon, ya que connotaba más formalidad que una coma suave y ventosa. La mayoría de la gente de etiqueta de negocios está de acuerdo en que las comas están bien hoy. Si desea agregar algo de seriedad militar a su carta, vaya con los dos puntos.

Escriba el cuerpo
Para las formas de bloque, el espacio simple y la izquierda justifican cada párrafo dentro del cuerpo de la letra. Deje una línea en blanco entre cada párrafo.

Para las formas sangradas, espacio único y sangría la primera línea de cada párrafo de una pulgada. Deje una línea en blanco entre cada párrafo.

Con cartas formales, manténgalo conciso y al grano. Una carta formal no debe tener más de una página, a menos que sea absolutamente necesario.

Use el primer párrafo para una breve broma: “Espero que esté bien”, y luego vaya directamente al grano: “Estoy escribiendo sobre …”.

Use el resto de la carta para justificar la importancia de su punto principal, proporcionando información de fondo y detalles de soporte. Use un lenguaje audaz y nítido. Evite la voz pasiva cuando sea posible.

El párrafo final debe replantear el propósito de la carta y, en algunos casos, solicitar algún tipo de acción o seguimiento. Si tiene una pregunta o una solicitud, realice una respuesta o cumpla tan específica y llave en mano como sea posible. No seas vago! Pregúntele algo a lo que el receptor puede responder sí o no, o que le facilite dirigirlo al recurso adecuado. Es probable que su destinatario sea una persona ocupada, y cuanto más fácil le resulte responder su carta, más probabilidades tendrá de obtener una respuesta.

Termine con otra broma como “Espero poder hablar con usted pronto” o “No dude en ponerse en contacto conmigo por teléfono si desea hablar en detalle”. En muchos casos, es apropiado, y educado, agregar: “Gracias por el tiempo y la consideración”.

Escriba la Valedicción
Después del párrafo de cierre, omita dos líneas y pronuncie su despedida, también conocida como “cierre complementario”.

Si le escribe a alguien que no conoce bien o tiene una relación formal, no puede equivocarse al elegir “Atentamente” para su despedida. Algo como “Yours Truly” también puede funcionar si “Sincerely” no parece tener la sensación correcta.

Si tiene una relación más cercana, puede usar cierres más informales como “Cálidos (est) respetos”, “Respetos amables”, “Mis mejores deseos” o simplemente “Mejor”.

En los formatos de bloque, el cierre complementario se coloca alineado a la izquierda; en cartas con letras sangradas, el cierre complementario comienza en el centro, al ras con su dirección y fecha.

Después del cierre complementario, omita tres líneas y escriba su nombre completo. No dude en incluir credenciales aquí, como CPA, Ph.D. o Esq.

Firme su nombre escrito a mano entre la despedida y su nombre escrito.

Información adicional

Recintos. Si va a adjuntar elementos adicionales con su carta (como un currículum), omita una línea debajo de su bloque de firma y escriba “Envolventes” o “Encl”. También puede indicar el número de documentos adicionales poniendo el número entre paréntesis. Entonces, si tuviera dos recintos, escribiría “Recintos (2)”.

Correo separado. Si está enviando un documento adicional que no figura en este correo, indíquelo con “Separate Mailing” o “Under Separate Cover”, seguido del nombre de la pieza. Por ejemplo, “Separate Mailing: May TPS Report”.

Ponga esta línea salteada debajo del bloque de la firma.

Copias de cortesía. Si envía esta misma carta a otras personas, infórmele al destinatario con “CC:” o “Copias a:” seguido de los nombres de los otros destinatarios. Lista los nombres en orden alfabético por apellido. Esto iría una línea omitida debajo del bloque de firma o una línea omitida debajo de su encerramiento o notación de correo separada.

Iniciales de mecanógrafo. Si otra persona ha escrito la letra mientras dictó, pídales que incluyan sus iniciales en minúsculas dos líneas debajo del bloque de la firma. Si tiene gabinetes o correos separados, colóquelos con una sola línea omitida.

Ejemplo de una carta formal

En este apartado podrás ver un ejemplo de como debería quedar tu carta una vez terminada.

Carta formal

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